Administrativ chef
I rollen som administrativ chef ligger att skapa och upprätthålla rutiner och bära ansvar för drift, lokaler, IT, ekonomi, administration och andra stödfunktioner.
Medianlön
58 100 kr
median i yrkesgruppen (SCB, 2024)
Lönespridning
38 500 kr till 93 600 kr
10:e till 90:e percentilen
SCB redovisar lön per yrkesgrupp (SSYK), inte per enskild jobbtitel. Siffrorna avser gruppen Övriga administrations- och servicechefer (SSYK 1290) som Administrativ chef tillhör.
Om yrket
En administrativ chef leder och samordnar det interna stödet inom en organisation eller ett företag. Yrkesrollen innebär ansvar för att skapa och upprätthålla effektiva rutiner inom områden som ekonomi, it, lokaler, personaladministration och allmän kontorsdrift. Målet är att säkerställa att den dagliga verksamheten fungerar smidigt och att övriga avdelningar har de resurser som krävs för att utföra sitt arbete.
Arbetsuppgifterna varierar beroende på organisationens storlek. I mindre verksamheter arbetar den administrativa chefen ofta operativt med löpande bokföring och personalfrågor, medan rollen i större organisationer är mer strategisk och fokuserad på budgetering, avtalshantering och digitalisering. Det är vanligt att den administrativa chefen ingår i ledningsgruppen och rapporterar direkt till verkställande direktör eller verksamhetschef.
Lämplig bakgrund för yrket är en högskoleutbildning inom ekonomi, offentlig förvaltning eller systemvetenskap, kombinerat med flera års erfarenhet av administrativt arbete och ledarskap. Enligt Arbetsförmedlingens Yrkesbarometer möter administrativa chefer en arbetsmarknad med stabil efterfrågan, där kraven på digital kompetens och erfarenhet av förändringsledning ökar.
Arbetsuppgifterna varierar beroende på organisationens storlek. I mindre verksamheter arbetar den administrativa chefen ofta operativt med löpande bokföring och personalfrågor, medan rollen i större organisationer är mer strategisk och fokuserad på budgetering, avtalshantering och digitalisering. Det är vanligt att den administrativa chefen ingår i ledningsgruppen och rapporterar direkt till verkställande direktör eller verksamhetschef.
Lämplig bakgrund för yrket är en högskoleutbildning inom ekonomi, offentlig förvaltning eller systemvetenskap, kombinerat med flera års erfarenhet av administrativt arbete och ledarskap. Enligt Arbetsförmedlingens Yrkesbarometer möter administrativa chefer en arbetsmarknad med stabil efterfrågan, där kraven på digital kompetens och erfarenhet av förändringsledning ökar.
Lön
SCB redovisar lön för yrkesgruppen övriga administrations- och servicechefer, som administrativ chef tillhör. Enligt SCB lönestatistik 2024 är medianlönen för denna yrkesgrupp 58 100 kronor i månaden.
Löneskillnaderna inom gruppen är stora. Den tiondel som tjänar minst, motsvarande den 10:e percentilen, har en lön på 38 500 kronor. Vid den 25:e percentilen är lönen 46 100 kronor i månaden. För den fjärdedel som har högst lön, vid den 75:e percentilen, är lönen 73 300 kronor. Den tiondel som tjänar mest, vilket motsvarar den 90:e percentilen, har en månadslön på 93 600 kronor. Statistiken visar att lönerna varierar beroende på faktorer som ansvar, erfarenhet och geografisk placering.
Löneskillnaderna inom gruppen är stora. Den tiondel som tjänar minst, motsvarande den 10:e percentilen, har en lön på 38 500 kronor. Vid den 25:e percentilen är lönen 46 100 kronor i månaden. För den fjärdedel som har högst lön, vid den 75:e percentilen, är lönen 73 300 kronor. Den tiondel som tjänar mest, vilket motsvarar den 90:e percentilen, har en månadslön på 93 600 kronor. Statistiken visar att lönerna varierar beroende på faktorer som ansvar, erfarenhet och geografisk placering.
Utbildning
Vägen till arbetet som administrativ chef går ofta genom en eftergymnasial utbildning i kombination med flera års yrkeserfarenhet inom administration och ledarskap. Enligt AF Taxonomi är det vanligt att personer i denna roll har en akademisk examen från högskola eller universitet. Lämpliga utbildningsvägar är exempelvis kandidatprogram inom företagsekonomi, offentlig förvaltning, statsvetenskap eller personalvetenskap. Dessa utbildningar omfattar vanligtvis tre års studier och motsvarar 180 högskolepoäng. Det finns även relevanta yrkeshögskoleutbildningar inom projektledning och kvalificerad administration som kan leda till yrket. För att nå en chefsposition krävs i regel dokumenterad erfarenhet av personalansvar, budgetarbete och verksamhetsstyrning. Arbetsgivare efterfrågar ofta också fortbildning inom ledarskap och arbetsrätt.
Arbetsuppgifter
En administrativ chef leder, planerar och samordnar det administrativa arbetet inom en organisation eller ett företag. Arbetet innebär ett övergripande ansvar för att verksamhetens stödprocesser fungerar effektivt. Den administrativa chefen leder ofta en grupp medarbetare inom exempelvis ekonomi, personal, IT eller reception, vilket innefattar personalansvar, arbetsmiljöansvar och lönesamtal. I rollen ingår att utveckla och kvalitetssäkra interna rutiner, policys och digitala system. Budgetansvar samt ekonomisk uppföljning och rapportering till ledningen är centrala delar i arbetet. En administrativ chef fungerar som ett strategiskt och operativt stöd till verkställande direktör eller annan verksamhetsledning. Personen hanterar även avtal, upphandlingar och kontakt med externa leverantörer. Arbetet kräver god förmåga att strukturera processer och kommunicera beslut inom organisationen.
Yrkets historia
Yrket administrativ chef har utvecklats i takt med att både privata företag och offentliga verksamheter har vuxit och blivit mer komplexa. Tidigare handlade rollen främst om att övervaka traditionellt kontorsarbete, bokföring och pappershantering. När organisationerna växte under efterkrigstiden ökade behovet av en mer strategisk samordning av kontorets resurser. I och med datoriseringen och den digitala utvecklingen förändrades yrkesrollen i grunden. Från att ha varit fokuserad på ren administration och manuell dokumentation har den administrativa chefen i dag en mer övergripande funktion. Rollen innebär ofta ansvar för digitala system, effektivisering av arbetsprocesser, personalfrågor och ekonomistyrning. Den administrativa chefen fungerar numera som en strategisk länk mellan ledningen och organisationens stödjande funktioner, med uppdrag att säkerställa att den dagliga driften fungerar effektivt.
Kompetenser i korthet
En administrativ chef leder och organiserar verksamheter med fokus på administration, ledning och samverkan. Enligt analys av aktuella platsannonser bygger yrket på ett starkt ledarskap samt ett tydligt personalansvar och budgetansvar. I rollen ingår att styra och följa upp verksamhetens budget samt att driva utvecklingsarbete, förbättringsarbete och förändringsarbete. Arbetet kräver goda kunskaper inom ekonomi, juridik, arbetsrätt och offentlig förvaltning. Även kompetens inom riskhantering, säkerhet, logistik och kvalitetsarbete är viktig för att hantera den dagliga driften. För att lyckas i rollen behövs en god muntlig uttrycksförmåga och skriftlig uttrycksförmåga samt förmåga till snabb informationsbearbetning och informationsordning.
Yrket i förändring
Den tekniska utvecklingen förändrar rollen som administrativ chef genom att automatisera rutinmässiga uppgifter inom ekonomi, budgetering och personaladministration. Digitala verktyg och AI-system tar i allt högre grad över datainsamling, löpande ekonomisk uppföljning och schemaläggning. Denna automatisering frigör tid för mer kvalificerat arbete.
När de administrativa rutinerna digitaliseras förskjuts chefens fokus mot strategiskt ledarskap, förändringsarbete och utvecklingsarbete. Det mänskliga omdömet blir avgörande för att leda organisationen genom digitala omställningar och för att driva kontinuerligt förbättringsarbete. Förmågan till samverkan, kommunikation och att ta ett övergripande personalansvar är områden som inte kan ersättas av teknik. Den administrativa chefen får därmed en mer renodlad roll som strategisk ledare, där fokus ligger på att tolka data, fatta komplexa beslut och vägleda medarbetare i en föränderlig arbetsmiljö.
När de administrativa rutinerna digitaliseras förskjuts chefens fokus mot strategiskt ledarskap, förändringsarbete och utvecklingsarbete. Det mänskliga omdömet blir avgörande för att leda organisationen genom digitala omställningar och för att driva kontinuerligt förbättringsarbete. Förmågan till samverkan, kommunikation och att ta ett övergripande personalansvar är områden som inte kan ersättas av teknik. Den administrativa chefen får därmed en mer renodlad roll som strategisk ledare, där fokus ligger på att tolka data, fatta komplexa beslut och vägleda medarbetare i en föränderlig arbetsmiljö.
Kompetenser
Krav
- körkort
- högskoleutbildning
- säkerhetsprövning
- bakgrundskontroll
- akademisk examen
- eftergymnasial utbildning
- registerkontroll
- svenskt medborgarskap
Kunskap
- ekonomi
- riskhantering
- medicintekniska produkter
- offentlig förvaltning
- personalledning
Färdigheter
- personalansvar
- ledarskap
- budgetansvar
- förändringsarbete
- samverkan
- säkerhetsarbete
- förbättringsarbete
- kvalitetsarbete
- verksamhetsansvar
- budget
- arbetsmiljöansvar
- lönesamtal
- qc
- miljöarbete
- livsmedelssäkerhetsfrågor
Visa fler (40)
- faroanalys
- ledningssystem
- säkerhetsskydd
- frisläppning
- avvikelsehantering
- uppmätning
- riskanalyser
- fysisk säkerhet
- medarbetarsamtal
- miljöfrågor
- leverantörsbedömning
- informationssäkerhet
- verksamhetsutveckling
- miljöledningssystem
- leverantörsstyrning
- hållbarhetsarbete
- förändringsledning
- säkerhetsskyddsarbete
- livsmedelssäkerhet
- regelverk
- personalsäkerhet
- sam
- schemaläggning
- ständiga förbättringar
- verksamhetssystem
- rotorsaksanalyser
- krisberedskap
- kompetensförsörjning
- kvalitetsledning
- hållbarhet
- samordning
- administration
- kvalitetsprocesser
- kvalitetssystem
- personsäkerhet
- compliance
- lokalfrågor
- kundtjänst
- resursplanering
- personalutveckling
Förmågor
- visualisering
- deduktiv slutledningsförmåga
- informationsordning
- minnesförmåga
- muntlig uttrycksförmåga
- problemkänslighet
- skriftlig uttrycksförmåga
- snabb informationsbearbetning
- uppmärksamhetsdelning
Arbetskontext
Baserat på analys av aktuella platsannonser.
Heltidstjänster97 %
Kräver erfarenhet94 %
Kräver körkort27 %
Vanligaste anställningsformVanlig anställning (89 %)
Intresseprofil
Hollandkod: ECS (Driven, Ordningsam, Omsorgsfull)
Intresseprofil skattad utifrån yrkets innehåll.
Fackförbund
Fackförbund som ofta organiserar yrket:
Valet av förbund beror på din arbetsgivare och bakgrund. Kontrollera villkoren hos förbundet innan du går med.
Arbetsuppgifter i detalj
Kärnuppgifter
- ansvara för administrativa system
- fastställa organisationspolicyer
- föra bok över arbetsuppgifter
- förvalta budgetar
- förvalta konton
- iaktta tystnadsplikt
- leda anställda
- rekrytera medarbetare
- se till att policy efterlevs
- upprätthålla operativ kommunikation
Kompletterande uppgifter
- analysera logistikbehov
- ansvara för förfaranden i rättsfall
- ansvara för underhållet av militär utrustning
- använda olika kommunikationskanaler
- beställa varor
- bistå med militär logistik
- boka möten
- föra protokoll vid domstolsförhandlingar
- genomföra inspektioner
- hantera militär logistik
Baserat på ESCO och analys av platsannonser.
Utbildning
Utbildningsnivå: Varierar, ofta eftergymnasial utbildning och ledarerfarenhet
Karriärbyte härifrån
Yrken i andra yrkesgrupper som efterfrågar mycket av samma kompetens. Lönen är medianlönen för hela yrkesgruppen.
-
Diplomat
Medianlön 69 600 kr (9 800 kr mer)
Utbildningsnivå: Varierar, ofta eftergymnasial utbildning och ledarerfarenhet
Gemensamt: ledarskap, personalansvar, budgetansvar
Att lägga till: uppföljningsansvar, omsorg, hälsovård
Kräver ofta: språkkunskaper, samiska
-
Kriminalvårdsinspektör
Medianlön 57 300 kr (2 500 kr mindre)
Utbildningsnivå: Varierar, ofta eftergymnasial utbildning och ledarerfarenhet
Gemensamt: personalansvar, ledarskap, budgetansvar
Att lägga till: behandlingsprogram, förändringsledarskap, personkontroll, visitationer
Kräver ofta: språkkunskaper, examensbevis
-
Förhandlingschef
Medianlön 56 000 kr (3 800 kr mindre)
Utbildningsnivå: Varierar, ofta eftergymnasial utbildning och ledarerfarenhet
Gemensamt: ledarskap, budgetansvar, personalansvar
Att lägga till: barnområdet, ekonomiska prognoser, fritidsgårdsverksamhet, fastighetsekonomi
Kräver ofta: samiska
-
HR-chef
Medianlön 65 300 kr (5 500 kr mer)
Utbildningsnivå: Varierar, ofta eftergymnasial utbildning och ledarerfarenhet
Gemensamt: ledarskap, personalansvar, kompetensförsörjning
Att lägga till: personalvetenskap, fackliga förhandlingar, förhandling, arbetsrättsliga frågor
Baserat på kompetenser i platsannonser, ESCO och yrkenas intresseprofil.
Finns med i listorna
Vanliga frågor
- Vad gör en Administrativ chef?
- En administrativ chef skapar och upprätthåller rutiner samt ansvarar för drift, lokaler, IT, ekonomi, administration och andra stödfunktioner. Rollen innebär ofta att ingå i ledningsgruppen direkt underställd en verksamhetschef eller verkställande direktör. Arbetet kräver god IKT-kompetens, insikt i digitalisering samt vana av budgetarbete och uppföljning.
- Hur mycket tjänar en Administrativ chef?
- Administrativ chef tillhör SSYK-yrkesgruppen Övriga administrations- och servicechefer, där medianlönen är 58 100 kronor enligt SCB. Tionde percentilen i denna yrkesgrupp tjänar 38 500 kronor och 90:e percentilen tjänar 93 600 kronor.