Utbildningsadministratör

Andra benämningar för utbildningsadministratörer är bl a skolassistent, som ofta används på grund- och gymnasieskolor. Utbildningsadministratör är en administrativ position, oftast på en högskola eller ett universitet, med ansvar för ett eller flera utbildningsprogram. För att en utbildning ska kunna genomföras är det mycket som ska fungera, och det är ofta utbildningsadministratören som håller i trådarna genom att ansvara för studieadministrationen tillsammans med lärare, studierektor eller andra inom skolan eller organisationen. I utbildningsadministratörens arbetsuppgifter kan ingå att registrera de nya studerande på skolan, att förbereda kursbetyg och examensbevis inför påskrift av rektor, rapportera in studieresultat i olika databaser, t.ex i LADOK (Sveriges utbildningsregister), rapportera in statistiska uppgifter till SCB, se till att de studerandes betyg och poäng kommer till CSN för att de studerande ska få ut de studiebidrag/studielån som de har rätt till. Att följa upp resultat och göra utvärderingar av utbildningarna kan också höra till arbetsuppgifterna samt att delta i arbetet med att skapa nya kurser, till exempel genom att göra utredningar. Utbildningsadministratörer kan också kombinera sina administrativa uppgifter med andra arbetsuppgifter, ex.

Medianlön 36 700 kr median i yrkesgruppen (SCB, 2024)
Lönespridning 30 500 kr till 50 100 kr 10:e till 90:e percentilen

SCB redovisar lön per yrkesgrupp (SSYK), inte per enskild jobbtitel. Siffrorna avser gruppen Övriga handläggare (SSYK 3359) som Utbildningsadministratör tillhör.

Utbildningsadministratör
Lönefördelning för yrkesgruppen Övriga handläggare (SCB lönestrukturstatistik AM0110, 2024)
20142024201927 37834 22041 061Nominell medianReallön (dagens penningvärde)
Löneutveckling: nominell median och reallön omräknad till dagens penningvärde med konsumentprisindex (SCB), så att åren går att jämföra rakt av.

Om yrket

En utbildningsadministratör arbetar med administrativa uppgifter inom skolväsendet, från grundskola och gymnasium till universitet, högskola och yrkeshögskola. Yrkesrollen innebär att hålla samman de praktiska delarna av en utbildning i samarbete med lärare, studierektorer och skolledning.

Arbetsuppgifterna varierar beroende på arbetsplats men omfattar ofta registrering av studerande, schemaläggning och hantering av kursbetyg. Inom högre utbildning rapporterar yrkesutövaren studieresultat i system som Ladok samt skickar underlag till Centrala studiestödsnämnden och Statistiska centralbyrån. I arbetet ingår även att besvara frågor från studenter och att sammanställa kursutvärderingar. Vid mindre skolor kan rollen kombineras med uppgifter som mentor eller skolassistent.

Utbildningsbakgrunden för en utbildningsadministratör är ofta gymnasiekompetens med administrativ inriktning, men för arbete vid universitet och högskolor krävs ibland akademisk examen eller relevant eftergymnasial utbildning från yrkeshögskola. God datorvana och kommunikativ förmåga är centralt för yrket. Framtidsutsikterna för yrkesgruppen bedöms som stabila enligt Arbetsförmedlingens Yrkesbarometer.

Lön

SCB redovisar lön för yrkesgruppen Övriga handläggare, som utbildningsadministratör tillhör. Enligt SCB lönestatistik 2024 är medianlönen för denna yrkesgrupp 36 700 kronor i månaden.

Lönenivåerna varierar inom gruppen. Den tiondel som har lägst lön, den 10:e percentilen, tjänar under 30 500 kronor. Vid den 25:e percentilen är lönen 33 500 kronor. För den övre delen av yrkesgruppen ligger den 75:e percentilen på 41 700 kronor, medan den 90:e percentilen är 50 100 kronor, vilket innebär att en tiondel tjänar mer än detta belopp.

Utbildning

Vägen till arbete som utbildningsadministratör går oftast genom eftergymnasiala studier vid högskola eller yrkeshögskola, enligt AF Taxonomi. Lämpliga utbildningsalternativ är yrkeshögskoleutbildningar inom offentlig administration, projektledning eller kvalificerad administration. Dessa utbildningar pågår vanligtvis under ett till två år och leder till en yrkeshögskoleexamen. Ett annat alternativ är att läsa fristående kurser eller program vid universitet eller högskola. Utbildningar inom statsvetenskap, personalvetenskap, pedagogik eller företagsekonomi ger en god grund för yrkesrollen. Arbetsgivare efterfrågar ofta goda kunskaper i administrativa system, Office-paketet samt kommunikationsförmåga i både tal och skrift. Tidigare erfarenhet av kundservice eller administrativt arbete inom skolväsendet värderas ofta högt vid rekrytering.

Arbetsuppgifter

En utbildningsadministratör sköter den praktiska och organisatoriska hanteringen av kurser och utbildningar. Arbetet innebär att registrera och rapportera studentuppgifter i studiesociala system samt att hantera betyg och intyg. Administratören schemalägger undervisning, bokar lokaler och samordnar information mellan lärare, studenter och externa aktörer. I arbetsuppgifterna ingår också att förbereda inför kursstarter, sammanställa kursutvärderingar och besvara frågor via e-post, telefon eller vid personliga möten. Yrkesutövaren handlägger även ärenden som rör studieavbrott, studieuppehåll och behörighet. Arbetet kräver god förmåga att använda digitala administrativa verktyg och att följa gällande regelverk och riktlinjer för utbildningssektorn. En utbildningsadministratör är ofta placerad vid universitet, högskolor, yrkeshögskolor eller inom kommunal vuxenutbildning.

Yrkets historia

Yrket som utbildningsadministratör har utvecklats i takt med att skolsystemet och den högre utbildningen har expanderat och professionaliserats. Tidigare sköttes mycket av administrationen direkt av lärarna själva eller av allmänna kontorister. När kraven på dokumentation, kursplanering och digital rapportering ökade under slutet av nittonhundratalet växte behovet av specialiserad administrativ personal fram. Rollen har förändrats från att främst handla om manuell pappershantering och arkivering till att bli en digitaliserad stödfunktion. I dag arbetar utbildningsadministratörer i komplexa digitala databaser och studiesystem för att registrera betyg, hantera antagningar och samordna scheman. Yrket spelar en central roll i att avlasta pedagoger och säkerställa rättssäkerheten för studenter inom både skola, universitet och privata utbildningsföretag.

Kompetenser

Krav

  • körkort
  • högskoleutbildning
  • gymnasieutbildning
  • eftergymnasial utbildning
  • högskola
  • säkerhetsprövning
  • högskoleexamen
  • akademisk examen

Kunskap

  • utbildningsadministration
  • offentlig förvaltning
  • statsvetenskap
  • projektledning
  • juridik
  • vuxenutbildning
  • samhällsvetenskap

Färdigheter

  • administrativa uppgifter
  • administration
  • elevadministration
  • diarieföring
  • beslutsunderlag
  • samordning
  • samverkan
  • studieplaner
  • betygshantering
  • administrativt stöd
  • ärendehantering
  • arkivering
  • forskning
  • deltagaradministration
  • studieadministration
Visa fler (33)
  • handläggning
  • it-system
  • kommunallagen
  • revidering
  • regelverk
  • e-tjänster
  • schemaläggning
  • studievägledning
  • nämndadministration
  • webbplatser
  • registrering
  • ärendeberedning
  • stora datamängder
  • beredning
  • pedagogiskt förhållningssätt
  • upphandling
  • rapportering
  • sfi
  • systemvana
  • förändringsarbete
  • expediering
  • utbildningsstöd
  • förändringsledning
  • kursadministration
  • förvaltningslagen
  • studentservice
  • utbildningsfrågor
  • tentamenshantering
  • digitalisering
  • lärandestöd
  • effektivisering
  • utvärderingsarbete
  • rättsvetenskap

Förmågor

  • visualisering
  • informationsordning
  • kategoriseringsflexibilitet
  • minnesförmåga
  • muntlig förståelse
  • muntlig uttrycksförmåga
  • problemkänslighet
  • skriftlig förståelse
  • skriftlig uttrycksförmåga

Tekniker och verktyg

  • canvas
  • outlook
  • excel
  • timeedit
  • office

Arbetskontext

Baserat på analys av aktuella platsannonser.

Heltidstjänster89 %
Kräver erfarenhet93 %
Kräver körkort21 %
Vanligaste anställningsformVanlig anställning (90 %)

Framtidsutsikter

JobbmöjligheterMedelstora

Efterfrågan väntas vara oförändrad de närmaste fem åren.

Balans mellan utbud och efterfrågan.

Källa: Arbetsförmedlingens Yrkesbarometer (omgång 2026-1)

Intresseprofil

Hollandkod: CSE (Ordningsam, Omsorgsfull, Driven)

Praktisk10
Analytisk30
Skapande15
Omsorgsfull50
Driven45
Ordningsam85

Intresseprofil skattad utifrån yrkets innehåll.

Fackförbund

Fackförbund som ofta organiserar yrket:

Valet av förbund beror på din arbetsgivare och bakgrund. Kontrollera villkoren hos förbundet innan du går med.

Arbetsuppgifter i detalj

Kärnuppgifter

  • ansvara för skoladministration
  • ansvara för skolbudget
  • föra register över finansiella transaktioner
  • förvalta budgetar
  • kommunicera via telefon
  • sköta ekonomiska transaktioner
  • spåra finansiella transaktioner

Kompletterande uppgifter

  • använda kontorssystem
  • använda olika kommunikationskanaler
  • dela ut post och brev
  • hantera post
  • informera om skolans tjänster
  • informera om utbildningsfinansiering
  • samarbeta med utbildningspersonal
  • samråda med elevens stödjande nätverk
  • sköta kontorssystem
  • underhålla interna kommunikationssystem

Generella arbetsaktiviteter

  • betjäna och hjälpa andra
  • dokumentera och registrera information
  • interagera med datorer
  • kommunicera med kollegor
  • planera och prioritera arbete
  • utföra administrativa uppgifter

Baserat på ESCO och analys av platsannonser.

Utbildning

Utbildningsnivå: Högskola eller yrkeshögskola

Karriärbyte härifrån

Yrken i andra yrkesgrupper som efterfrågar mycket av samma kompetens. Lönen är medianlönen för hela yrkesgruppen.

  • Stenograf

    Medianlön 35 900 kr (1 900 kr mindre)

    Utbildningsnivå: Gymnasial nivå

    Gemensamt: administrativa uppgifter, administration, diarieföring

    Att lägga till: dokumentation, gdpr, omsorg

    Kräver ofta: konfidentiell information, registratorsutbildning

  • Arbetsmarknadshandläggare

    Medianlön 46 100 kr (8 300 kr mer)

    Utbildningsnivå: Högskola eller universitet

    Gemensamt: beslutsunderlag, samordning, statsvetenskap

    Att lägga till: krisberedskap, sårbarhetsanalyser, utvecklingssamarbete, riskanalyser

    Kräver ofta: juristexamen, masterexamen

  • Civilekonom

    Medianlön 53 700 kr (15 900 kr mer)

    Utbildningsnivå: Högskola eller universitet

    Gemensamt: projektledning, beslutsunderlag, samverkan

    Att lägga till: affärsutveckling, bi, sales, agile

    Kräver ofta: socionomexamen, civilingenjörsutbildning

  • Löneadministratör

    Medianlön 38 500 kr (700 kr mer)

    Utbildningsnivå: Gymnasial nivå

    Gemensamt: administration, administrativa uppgifter, excel

    Att lägga till: lönesystem, löneområdet, arbetsrätt, hr-system

Baserat på kompetenser i platsannonser, ESCO och yrkenas intresseprofil.

Vanliga frågor

Vad gör en Utbildningsadministratör?
En utbildningsadministratör ansvarar för studieadministrationen tillsammans med lärare, studierektor eller andra inom en skola eller organisation. Arbetsuppgifterna handlar om att få det administrativa kring en utbildning att fungera. Rollen innebär ansvar för ett eller flera utbildningsprogram. På grund- och gymnasieskolor kallas yrket ofta för skolassistent.
Hur mycket tjänar en Utbildningsadministratör?
Utbildningsadministratörer tillhör SSYK-yrkesgruppen "Övriga handläggare", där medianlönen är 36 700 kronor enligt SCB. Tio procent i yrkesgruppen tjänar mindre än 30 500 kronor och tio procent tjänar mer än 50 100 kronor.